HimosTanssijat ry:n Säännöt

Seuramme voimassaolevat säännöt hyväksyttiin kevätkokouksessa 3.4.2011.

Säännöt (.pdf) aukeavat tästä.


TIETOSUOJA


HIMOSTANSSIJAT RY TIETOSUOJASELOSTE

16.4.2018

1.REKISTERINPITÄJÄ

Himos Tanssijat ry Y 2351739-5


2.REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Yhdistyksen hallituksen jäsenet ovat vastuuhenkilöitä. Rekisteritietoja säilyttävät puheenjohtaja sekä jäsenrekisterin ylläpitäjä ja jäsenmaksutietojenosalta myös rahastonhoitaja.


3.HENKILÖTIETOJEN JÄSITTELYN JA REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Jäsentietojen ja jäsenmaksutietojen käsittely ja seuranta. Sähköpostiosoitteiden ylläpito.


4.HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA –REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Jäsentietojen ja jäsenmaksutietojen käsittely ja seuranta. Yhdistyksen toiminta, kuten jäsentiedotteiden lähettäminen, yhteydenpito jäseniin ja kokouskutsujen tiedoksi antaminen jäsenistölle edellyttävät kyseisten tietojen käsittelyä, joten kyseisten rekisterien muodostaminen on yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellista ja asianmukaista.

5.REKISTERINNIMI

Jäsenluettelo

6.REKISTERIN TIETOSISÄLTO

Rekisteri sisältää jäsenten nimi, osoite, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja jäsenmaksutiedon, onko jäsen seniorijäsen (seuran sääntöjen mukaan yli 70 v. ja hänen ei tarvitse maksaa jäsenmaksua). Yhdistyksen tiedotteet lähetetään jäsenelle sähköpostilla, mikäli jäsen on sähköpostiosoitteen ilmoittanut. Käsiteltävät tiedot eivät ole arkaluonteisia tietoja, mutta tarpeellisia yhdistyksen toiminnan kannalta ja niillä on asiallinen yhteys yhdistyksen toimintaan.

Rekisterissä oleva henkilö on itse jäsen- ja jäsenmaksutietojen tietolähde. Hakiessaan yhdistyksen jäseneksi, jäsen täyttää jäsentietolomakkeen ja siinä olevat tiedot tallennetaan jäsenluetteloon. Maksaessaan jäsenmaksun henkilön antamat tiedot tarkastetaan ja tieto tulee myös henkilöltä itseltään.

Himostanssijoilla on nettisivuillaan valokuvia, joiden lisäämiseen Internettiin on kysytty lupa kuvatuilta henkilöiltä.

7.HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilötietoja ei luovuteta.

8.REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ

Tiedot ovat jäsenistä ja jäsenmaksun suorittaneista yhdistyksen toimintaa varten ja jäsenmaksujen kertymisen seuraamista varten. Vuosittaista jäsenmäärää seurataan jäsenluettelolla.



9.REKISTERIN SUOJAAMINEN

Tietoja käsittelevät vain yhdistyksen hallituksen jäsenet. Puheenjohtaja, rahastonhoitaja ja jäsenluettelon ylläpitäjä säilyttävät henkilörekisteriasiakirjat huolellisesti, huolehtivat niiden suojaamisesta ja muusta käsittelystä henkilötietolain edellyttämällä tavalla.

10.HENKILÖREKISTERIN TIETOJEN SÄILYTYS ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Jäsenrekisterin hoitaja säilyttää jäsenrekisteritiedot ja jäsenmaksutiedot tietokoneella excel-tiedostona, tietokoneessa ei ole internet yhteyttä. Rahastonhoitaja säilyttää paperitulosteella olevaa jäsenluetteloa. Henkilön jäsenyyden päättyessä henkilön tiedot poistetaan jäsenluettelosta ja jäsentietolomake hävitetään. Yhdistyksen toiminnan mahdollisesti päättyessä kaikkien jäsenten henkilötiedot hävitetään viipymättä, kun ne eivät ole enää yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisia. Jäsenmaksutietoja säilytetään kirjanpitolain mukainen aika eikä näistä voi poistaa henkilöntietoja.

11.RESKITERÖIDYN INFORMOINTI

Henkilörekisteriseloste on saatavilla yhdistyksen puheenjohtajalta tai jäsenluettelon ylläpitäjältä tai pyydettäessä Himos tanssijat ry:n hallituksen sähköpostista himos.tanssijat@pp.inet.fi. Lisäksi tämä seloste on tarkastettavissa Himostanssijoiden kassassa harjoitusten yhteydessä.

12.REKISTERÖIDYN TARKASTAMISOIKEUS

Rekisteröidyn tarkastusoikeus on henkilötietolain mukainen. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä yhdistyksen puheenjohtajaantai jäsenrekisterin hoitajaan tai yhdistyksen hallituksen sähköpostiin: himos.tanssijat@pp.inet.fi. ja pyytää rekisteröityä itseään koskevien rekisteritietojen tarkastusta hyvissä ajoin ennen tarkastushetkeä. Tarkastamisen mahdollisuus pyritään varaamaan pian yhteydenostosta ja tarkastuspyynnön esittämisestä. Jäsenille esitetään tämä seloste 25.5.2018 alkaen jäsentietojen vastaanottamisen yhteydessä.

13.TIETOJEN KORJAAMINEN

Henkilötietojen korjauspyynnöt esitetään jäsenrekisterin hoitajalle tai yhdistyksen hallitukselle. Virheelliset tiedot korjataan välittömästi kun niiden peruste on tarkastettu ja saatu reskitöidyltä. Henkilön on tietojen korjaamiseksi ja muuttamiseksi todistettava henkilöllisyytensä.

14.REKISTERIHALLINON JÄRJESTÄMINEN

Yhdistyksen hallitus seuraa rekisteritietojen lainmukaista ja asianmukaista käsittelyä. Rekisteritoimintoja hoitavat jäsenrekisterin ylläpitäjä ja rahastonhoitaja.

15.SEURANTA, ONGELMAT JA PUUTTEET

Hallitus seuraa rekisteritietojen lainmukaista ja asianmukaista käsittelyä. Mahdollisista ongelmista ja puutteista voi ilmoittaa Himos Tanssijat ry:n hallitukselle joko puheenjohtajalle tai sähköpostiin himos.tanssijat@pp.inet.fi.

16 SEURANNAN PÄIVITYS

Himostanssijat ry:n hallitus on käsitellyt tietosuojaa koskevan lain uudistuksen, joka astuu voimaan 25.5.2018, kokouksessaan 16.4.2018. Jäsenrekisterin hoitaja päivittää selostetta tarvittaessa. selostetta on päivitetty 21.5.2018